(一)管理機構的設立與人員的培訓 機構的設置應根據委托物業的用途,面積,管理深度,管理*等確定;人員的配備除考慮管理人員的選派外,還要考慮操作層(維修養護,保安,清潔,綠化等人員)的招聘.依據職責分別進行培訓. (二)規章制度的制定 必要的規章制度:管理機構的職責范圍;各類人員的崗位責任制;物業各區域內管理規定;用戶(住戶)手冊等. (三)物業的驗收與接管 物業的驗收是依照國家建設部及省市有關工程驗收的技術規范與質量標準對已建成的物業進行檢驗,它是直接關系到今后物業管理工作能否正常開展的一個重要環節.物業接管是房地產開發企業向接受委托的物業管理公司移交物業的過程,移交應辦理書面移交手續.開發企業還應向管理單位移交整套圖紙資料,以方便今后的物業管理和維修養護.在物業保修其問,接受委托的物業管理公司還應與房地產開發企業簽訂保修實施合同,明確保修項目,內容,進度,原則,責任與*. (四)進戶管理 進戶,是指業主,使用人正式進住使用物業,俗稱"入伙".商品房購房業主或承租使用人的進戶程序一般為: 1.發入伙通知書 在物業正式使用條件全部具備后向業主或使用人發出入住書面通知書. 2.帶業主或使用人實地驗收物業,著重勘驗 (1)房建質量; (2)設備質量,運轉情況; (3)房型,裝修,設施配備等是否與合同相符; (4)外部環境狀況及影響. 3·約定代為裝修,添置或更換自用設備或設施等事宜即各種代辦事宜 4.簽訂<物業使用公約> 主要內容包括:在分清白用與公用部位,設備,設施的前提下確定雙方享有的權利和應盡的義務,物業正常使用的行為規范及相應的違約責任.
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(一)物業的承接查驗
承接查驗是物業服務企業實施前期物業管理的一項重要內容.物業服務企業除了和物業建設單位辦好正常的承接查驗手續外,物管人員應熟悉小區的規劃建設情況,了解不同房屋套型的布局情況,了解小區配套設施的建設情況等等,以便于業主的查詢.其次,物業服務企業要派人伴隨業主看房,及時發現室內水電,門窗,墻壁,地面出現的瑕疵,解答業主提出的問題,記錄好存在的問題,以便整改.上時要當著業主的面再次進行蓄水試驗,沒有問題請業主簽字,以免業主在裝修時,因人為造成破壞而向下滲水推卸責任.
(二)業主入住及裝修管理
業主入住及裝修管理是前期物業管理的另一項重要工作,也是容易引起投訴的重要環節,弄不好就發生推諉扯皮.物業服務企業在業主入住及裝修之前要制定周密的計劃,將業主必須遵守的規則和要求公布上墻,以便業主了解和執行.
(三)前期衛生保潔
前期衛生保潔是小區物業管理的重要環節,前期物業管理的衛生保潔應根據收費標準來確定保潔的方法和任務.通常情況下,前期物業管理中,由于裝修得業主比較集中,往往是前邊掃了后邊倒,保潔無法達到應有的效果,小區始終處于一種臟亂的狀態.針對這種實際,前期物業管理的衛生保潔首先必須抓好裝修垃圾的集中堆放和及時清運,減少灰塵污染.其次是加大宣傳和督查力度,嚴禁裝修施工人員和業主隨意拋棄裝修雜物.三是抓好生活垃圾袋裝化,減少生活垃圾隨處放,蒼蠅滿天飛的現象.四是適當增加保潔力量,增加保潔次數,盡量使業主從一入住小區就感受到溫馨整潔的環境.
(四)前期安全防范
前期物業管理的安全防范工作,一是要抓好以防盜竊為主的安全防范,由于進出小區人員較多且雜,加之小區安全防范的配套設施沒有到位,容易給一些偷盜者可乘之機,因此要加強小區的巡查次數,記錄好巡查情況,一經發現可疑情況要及時處置,發現失竊事件要及時報案.二是要對進出小區的人員進行及時登記,裝飾裝修人員憑證進出,杜絕閑散人員進入小區.三是要充分利用好已有的安全實施,四是抓好小區進出車輛的管制和疏導,特別是各種運送裝修材料的車輛,要及時裝卸,避免長時間停留,以減少小區交通壓力,維護好小區生活秩序,
(五)前期關系協調
前期物業管理中各種矛盾比較集中,譬如房屋質量問題,購房合同規定的內容沒有兌現問題,小區配套設施沒有到位問題,小區安全秩序問題等等,甚至裝飾裝修引起的鄰里糾紛亦需物業服務企業協調解決.這些矛盾,絕大多數不是物管公司造成的,也不是物管公司能夠解決的,物業服務企業應分析各相關部門和單位的作用及與物業管理項目之間的相互關系,確定與各方面溝通協調的內容,建立溝通協調的渠道.通過溝通協調建立良好的合作支持關系,不僅有利于前期管理工作的開展,也為后期的正常管理打下良好的基礎.
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一,定義:物業管理前期介入是指從地產公司開發選地,產品定位,營銷案場,規劃設計,工程施工及交接驗收,直至入住成立物業服務中心的整個過程中,為地產公司提出合理化建議,意見,協助地產公司完善產品,以達到產品優化,方便日常物業管理的目的.
二,物業管理前期介入的幾個階段
1,規劃設計階段
規劃設計時,物業的硬件一般就定位了,特別是機電設備,房屋結構,煙道走向,排污管徑規格等變動很小,便于后期管理.
2,施工期介入階段
房屋施工階段參與開發商與各施工單位的工程例會,這樣可了解房屋的施工進度和施工質量,可根據施工的進度提前提出合理的建議,可以根據平時管理時經常出現的問題在施工階段可監督和提出.
3,接管驗收階段
房屋的接管驗收分業和公共兩個部分.業主部分驗收時,應細致一些,把存在的問題盡可能在業主入伙驗房前處理完;公共部分和配套部分是重點:竣工資料,房屋的本體部分,給水系統,排水設施及管網,高低壓供配電系統,消防系統,電梯,安防對講系統,車場系統及車庫設施,照明系統,環境綠化,配套產品設施及設備等以上12個項目應仔細檢查并試驗試用,發現問題及時督促其整改后再驗收,上述項目的各技術資料一定要收齊并存好檔.
4,入伙階段
入伙是物業公司次與業主面對面的服務,所以在入伙前我們一定要準備充分,要假設多個問題,多個對策.
5,裝修審批管理階段
裝修審批管理是物業管理甚而和開始,以后物業管的好與壞,就要看裝修審批和管理這個重要環節.
三,物業管理前期介入階段的內容
1,物業的承接查驗
承接查驗是物業服務企業實施前期物業管理的一項重要內容.物業服務企業除了和物業建設單位辦好正常的承接查驗手續外,物管人員應熟悉小區的規劃建設情況,了解不同房屋套型的布局情況,了解小區配套設施的建設情況等等,以便于業主的查詢.其次,物業服務企業要派人伴隨業主看房,及時發現室內水電,門窗,墻壁,地面出現的瑕疵,解答業主提出的問題,記錄好存在的問題,以便整改.
2,業主入住及裝修管理
業主入住及裝修管理是前期物業管理的另一項重要工作,也是容易引起投訴的重要環節,容易發生推諉扯皮.物業服務企業在業主入住及裝修之前要制定周密的計劃,將業主必須遵守的規則和要求公布上墻,以便業主了解和執行.
3,前期衛生保潔
前期衛生保潔是小區物業管理的重要環節,前期物業管理的衛生保潔應根據收費標準來確定保潔的方法和任務.通常情況下,前期物業管理中,由于裝修得業主比較集中,保潔無法達到應有的效果.前期物業管理的衛生保潔首先必須抓好裝修垃圾的集中堆放和及時清運,減少灰塵污染.其次是加大宣傳和督查力度,嚴禁裝修施工人員和業主隨意拋棄裝修雜物.三是抓好生活垃圾袋裝化,減少生活垃圾隨處放的現象.四是適當增加保潔力量,增加保潔次數,盡量使業主從一入住小區就感受到溫馨整潔的環境.
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前期物業管理服務內容主要分為三期,即物業接管驗收期,物業入伙期,房屋裝飾裝修期.主要是物業管理公司接管物業后,對物業進行管理和提供服務.
1.物業接管驗收期
物業接管驗收期是物業管理公司在簽訂<物業管理委托合同>之后,履行的項重要義務. 物業管理公司在接管受托物業,對移交的物業進行驗收時,應針對可以預見的容易產生糾紛的諸多方面:如物業質量引起的糾紛;物業保修的期限,保修責任,保修金的給付金額,*以及保修金的使用方面的糾紛;接管日期不明確導致的接管前后相關責任無法確定的糾紛等等.采取以下相應的預防措施:a.按照<房屋接管驗收標準>驗收;b.將驗收中發現的質量問題記錄在案,約定期限由發展商整修;c.與發展商詳細約定保修事宜;d.收齊物業整套竣工驗收資料和竣工圖;e.簽署驗收合格憑證,簽發接管文件,注明接管日期. 實踐表明,在物業管理糾紛中,*多和*令物業管理公司領導頭疼的是物業管理*匱乏的問題,而這一問題產生的根源往往是發展商移交的保修金不足. 因此,這一時期工作的重中之重是確定物業保修期限,保修責任,保修金的給付金額,*以及保修金的使用方法.
2.物業入伙期
物業管理公司在完成接管任務之后,接踵而至的工作是辦理業主接房入住事宜,也就是俗稱的"入伙".這一時期容易產生的糾紛有:a.服務態度和辦事效率方面的糾紛;b.服務差錯造成業主利益損害的糾紛;c.格式條款合同糾紛;d.業主驗收物業發現質量瑕疵而錯究責任人糾紛;e.房屋銷(預)售合同中關于售后物業管理約定的糾紛. · 物業管理公司可通過以下工作防止糾紛的發生
,及時將入伙通知書,接房須知,管理規約等送達業主;第二,做好關于物業管理的權利,義務和責任范圍的宣傳工作;第三,組織簽署管理規約,物業管理收費辦法及相關規范性文件.
3.房屋裝飾裝修期
裝修房屋表面上看是業主自己的事,實際上物業管理公司在其中也肩負著重要責任--預防和制止違法裝飾裝修行為.將裝修房屋的禁止行為和注意事項告知業主和使用人,對裝修房屋活動進行指導和監督,也就成了物業管理公司的工作內容. 實踐中,業主為省錢或沒有經驗而委托不具備專業資質的裝修隊施工,常引發諸如裝修質量或報酬糾紛;裝修后房屋的安全糾紛;以及裝修對環境的侵害和業主之間環境權的糾紛. 為保護業主的利益,物業管理公司應審核裝修隊的來源及資質證書,嚴格按照<建筑裝飾裝修管理規定>對裝修方案實行審批制;并規定裝飾裝修管理的禁為和應為要求,列明違規責任及物業管理方面的管理權限.
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